近年來，國家陸續(xù)開始執(zhí)行“文山會海”整改行動，想要減少“文山會海”給企業(yè)帶來的負擔(dān)，就需要一個低成本高效率的管理公文的方式，公文管理應(yīng)運而生。
公文管理，涵蓋發(fā)文、收文、交換、督辦、查詢、統(tǒng)計以及公文歸檔等公文辦理的全過程。管理過程遵循國家公文管理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)、還原辦文實際場景、模擬手工公文處理的流程，以電子化手段全面實現(xiàn)公文的數(shù)字化處理。涵蓋公文辦理的全周期過程管理與督辦，并可實現(xiàn)跨單位、跨系統(tǒng)的公文交換。
但隨著公文管理工作的不斷深入開展，在整體實施過程中仍存在五大痛點：
人工處理環(huán)節(jié)多：公文的擬稿、會簽、發(fā)文、收文等環(huán)節(jié)全靠人工處理，傳輸文件用快遞、傳真機或郵件，公文體量多不斷積壓，流轉(zhuǎn)周期長、審批效率低、管理成本高等問題。
公文種類需求多：會議紀(jì)要、通知、請示等工作的每個流程環(huán)節(jié)都需要公文來承載，辦公的方方面面都離不開公文。
特殊處理時效差：公文講究很強的時效性，經(jīng)常會有特提、特急文件需要快速處理，特別是特殊時期特殊事件需要快速督辦處理。
流轉(zhuǎn)繁瑣周期長：公文的審批流程有明確的路徑，涉及跨單位或者上下游單位之間的流轉(zhuǎn)、流轉(zhuǎn)周期長且規(guī)范。
行文格式要求嚴(yán)：公文文本要求非常嚴(yán)謹(jǐn)，格式、用詞、字體、字號等有規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，每份公文都要遵守這些標(biāo)準(zhǔn)。
致遠公文管理解決方案
隨時隨地辦文辦事，規(guī)范靈活高效運營
公文管理應(yīng)用解決方案是遵循國家規(guī)范的收發(fā)文、交換和文檔管理一體化等制度，依托致遠公文平臺，在全流程和全周期的公文管理基礎(chǔ)上，提供公文管理過程中有效的流程控制、質(zhì)量控制、審計控制、拓展集成等，實現(xiàn)公文管理的信息化建設(shè)。
致遠公文管理應(yīng)用架構(gòu)圖
1、公文門戶
滿足多角色個性化需求
公文門戶：公文門戶顯示各個應(yīng)用模塊，領(lǐng)導(dǎo)需要辦理什么工作，就進入哪個模塊操作。為領(lǐng)導(dǎo)預(yù)置公文的應(yīng)用入口式門戶。
公文門戶—移動門戶：滿足用戶移動端個性化需求，用戶可根據(jù)自己的工作偏好配置屬于自己的導(dǎo)航欄，使工作更加便捷。
公文管理菜單自定義：支持自定義列表字段、操作、查詢條件等。可根據(jù)不同客戶需求定制出完全不同的公文管理。
公文管理菜單、公文移動門戶
2、發(fā)文管理
以電子化手段實現(xiàn)發(fā)文的數(shù)字化處理
擬文管理：
發(fā)文擬文：支持多種文檔格式，還支持調(diào)用模板，打印、關(guān)聯(lián)文檔、保存待發(fā)等功能。
快速發(fā)文：可以快速進行正文套紅以及歸檔、選擇對應(yīng)的發(fā)送單位后進入到交換環(huán)節(jié)。
聯(lián)合發(fā)文：多單位/部門聯(lián)合行文，設(shè)置牽頭單位，協(xié)辦單位，同一公文正文，不同處理文單，各審批流程互不影響，在公文中可查看到處理流程情況，進行跟蹤催辦。
智能公文糾錯/查重：運用人工智能技術(shù)精準(zhǔn)識別公文中常見常犯的各類錯誤，支持錯情統(tǒng)計分析和一鍵生成報告。還可結(jié)合海量公文數(shù)據(jù)庫，自動查找涉嫌重復(fù)的對照文件，準(zhǔn)確計算重復(fù)率，并展示重復(fù)詳情。
公文寫作助手：旨在幫助基層公務(wù)人員解決“下筆難”問題，通過搜集用戶寫作意圖，在數(shù)據(jù)庫中快速匹配參考范文并分解段落結(jié)構(gòu)，輔助用戶完成創(chuàng)作構(gòu)思。
公文閱讀助手：通過匹配關(guān)聯(lián)文本、推薦知識卡片、抽取文章提綱等，幫助用戶快速獲取背景知識，梳理文章脈絡(luò)。
審核：
痕跡保留：修改正文時，可對正文的內(nèi)容進行電腦打字修改，并顯示修改痕跡。從而實現(xiàn)修改有跡可查，保障公文內(nèi)容的安全性。
代領(lǐng)導(dǎo)批示：延續(xù)領(lǐng)導(dǎo)線下審批場景，記錄人員代錄信息，留痕有跡可查。
簽發(fā)：
移動簽批：支持在文單中任意位置直接手寫簽批。
文件簽發(fā)支持手寫：文件的簽閱、簽發(fā)都支持手寫處理，更符合領(lǐng)導(dǎo)的簽批習(xí)慣。
支持領(lǐng)導(dǎo)批示編號：沿用公文線下審批場景，減少人員操作步驟，為領(lǐng)導(dǎo)批示督辦落實提供支持，提升公文執(zhí)行效率。
花臉保存：文檔清稿后自動形成花臉，即可通過花臉查看清稿前各版本的內(nèi)容，方便擬文者查看之前的修改記錄。
套紅/蓋章：
文檔清稿：清除文檔修改痕跡，清稿之前需要確認是否保存當(dāng)前修改。
套紅轉(zhuǎn)版：支持公文域形式套紅及公文綁定套紅模板和全部符合國標(biāo)的電子簽章，可在權(quán)限控制使用，確保合規(guī)、安全。
電子簽章：通過系統(tǒng)的印章管理，在權(quán)限和使用密碼上進一步加強了簽章的使用安全性，從而保障文件發(fā)文和審批的安全性。
3、公文交換
一體化公文管理系統(tǒng)，收發(fā)文全過程跟蹤
支持同套系統(tǒng)公文自動交換，收發(fā)文全過程跟蹤。還可通過OCIP平臺實現(xiàn)跨部門跨系統(tǒng)的公文交換，助力多層級、多部署的大型央企與各級下屬公司聯(lián)接，實現(xiàn)跨層級工作無縫轉(zhuǎn)交、審批；全機構(gòu)公共信息共享；組織機構(gòu)自上而下全量化管理。
4、收文管理
智能收文，提升公文辦理效能
批量簽收：領(lǐng)導(dǎo)審批公文時，閱件或部分級別的公文，可以直接批量處理。公文收文員，收文時對職責(zé)明確的來文批量簽收，提升公文辦理效能。
收文批量簽收、不能批處理時給出原因
二維碼登記：收文登記時，按照國家要求生成公文的二維碼功能，工作人員可以通過配備的掃碼器對文單進行掃碼錄入。二維碼也可以避免文件被篡改的風(fēng)險，保障文單的安全性。
OFD正文登記自動獲取元數(shù)據(jù)回填文單：方便登記人員快速登記，減少手工錄入內(nèi)容，提升登記效率；支持異構(gòu)系統(tǒng)電子公文登記（異構(gòu)系統(tǒng)OFD正文需按標(biāo)準(zhǔn)生成元數(shù)據(jù)）；防止正文信息篡改，可以通過核心元數(shù)據(jù)快速定位文件內(nèi)容。
公文掃描件識別：公文流轉(zhuǎn)時通常使用掃描件、傳真件，內(nèi)容無法機讀造成后續(xù)收文、歸檔工作低效。致遠公文管理可支持對15類公文掃描件進行定向訓(xùn)練，可準(zhǔn)確抽取標(biāo)題、文號、發(fā)文機關(guān)等公文要素，并提供可復(fù)制粘貼的文本。
消息提醒：系統(tǒng)消息語境更政務(wù)化，符合政務(wù)客戶習(xí)慣。優(yōu)化加簽消息。
5、歸檔、統(tǒng)計、督辦
靈活處理，高效規(guī)范辦文
公文歸檔：遵循電子公文管理和文檔一體化管理原則，提供公文檔案庫，實現(xiàn)電子公文的整理、收集、歸檔、借閱、保管，并提供對公文檔案的操作日志；確保和有效維護電子公文的完整、真實、有效和安全，確保歸檔電子公文得到科學(xué)保管和有效利用。
已辦公文歸檔
查詢統(tǒng)計：公文查詢、公文統(tǒng)計增加多種查詢條件、支持列表類型自定義公文元素；查詢條件按人員保存，不需要每次輸入。
公文督辦：督辦人對公文進行督促辦理，向辦理公文的人員發(fā)出督辦意見，并可以改變正在進行著的公文的處理流程。
6、移動辦文
移動辦文全過程覆蓋，隨時隨地均可辦公
編號人員移動端編號：滿足文書編號人員移動化需求，公文隨時隨地辦理。
送文員移動端送文：送文員在移動端可以隨時隨地送文，不受時間和地點限制。
分辦登記：電子公文交換到收文單位后，收文人員簽收后，可繼續(xù)在移動端進行分辦登記，根據(jù)來文性質(zhì)分辦登記到后續(xù)業(yè)務(wù)處室。滿足收文員電子來文頻繁進行簽收分辦登記的需求，有效的支撐職責(zé)業(yè)務(wù)，提升整體辦文效率。
模板流程：移動端支持公文收文登記時模板流程辦文，滿足移動端收文辦文需要規(guī)劃固化流程的場景，提升移動辦文效率和便捷性。
公文轉(zhuǎn)辦：承辦人處理公文時，移動端可以選擇到轉(zhuǎn)辦按鈕，點擊轉(zhuǎn)辦，選擇送往單位、并且填寫轉(zhuǎn)辦意見后，轉(zhuǎn)外單位辦理。公文轉(zhuǎn)辦后，在附件頁簽下可查看轉(zhuǎn)辦狀態(tài)。移動端隨時隨地辦文，不受時間和地點限制。
7、公文效能管理
多維度、多形態(tài)呈現(xiàn)公文效能
效能門戶，多維度、多形態(tài)呈現(xiàn)公文效能，適應(yīng)不同管理場景需求，提升公文效能分析場景。增加公文臺賬，預(yù)置效能報表并支持自定義效能報表，按需定制；提供效率統(tǒng)計，周期性統(tǒng)計辦文效率；可實現(xiàn)辦理過程查詢，快速跟蹤公文辦理情況；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見一覽，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見跟蹤辦文情況。
公文統(tǒng)計分析
8、安全控制
所有操作可追溯，防止信息泄露
公文正文、附件、文單所有操作可追溯，日志有依據(jù)，防止信息泄露。日志列表增加操作人員唯一標(biāo)識（登錄名）及操作結(jié)果，方便快速定位用戶、用戶行為和操作結(jié)果。提供足夠信息，滿足安全審計需求，方便快速定位用戶、行為和結(jié)果。
公文“安全追溯”明細日志
公文管理應(yīng)用價值
公文審批過程全留痕：形成公文審批過程的全留痕及全追溯。
公文規(guī)范/時效性提升：發(fā)文分類、發(fā)文規(guī)范性大大提升，同時通過即時到達方式，完成公文時效性的達成。
移動辦文模式打造：改變傳統(tǒng)紙質(zhì)、PC發(fā)文、辦文的局限性，可隨時隨地完成公文事宜的處理。
公文流轉(zhuǎn)效能分析：通過效能分析能力，通過采集公文數(shù)據(jù)、審批數(shù)據(jù)的信息，完成多維度高效公文數(shù)據(jù)分析。
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